De flesta organisationer är idag beroende av IT i olika former. Utan IT så skulle det inte vara möjligt att driva verksamheten men IT utgör inte själva kärnverksamheten. Länge var det en naturlig del att ha en egen IT-avdelning inom organisationen liksom man hade egen ekonomiavdelning. Många företag har dock strävat efter att fokusera på sin kärnverksamhet och istället köpa tjänster som IT, ekonomi och lokalvård från andra företag som specialiserat sig inom området.

Fördelen med att köpa tjänster istället för att ha dem i egen regi är bland annat att fasta kostnader kan göras om till rörliga (man köper bara det man har behov av). Det går att få högre kvalitet på en del tjänster och produkter genom att anlita företag som har specialistkunskap. När det gäller IT så kan det exempelvis röra sig om att man slipper kostnaden för en egen datorhall och administration av servrar och arbetsstationer. Det kan också handla om att lägga ut utveckling och förvaltning av system för att möjliggöra för interna resurser att fokusera på kärnverksamhet och kravställning.

Det finns en del utmaningar med outsourcing. Framförallt måste organisationen ha en god insikt om vad som krävs för att kärnverksamheten ska kunna fungera så optimalt som möjligt och kunna kravställa i enlighet med det. Outsourcing brukar också skapa oro inom organisationen. De som tidigare utfört dessa funktioner funderar naturligtvis på vad som kommer att hända med deras arbetsuppgifter framöver. Även inom kärnverksamheten kan det finnas oro om hur saker ska bli.

I många fall blir priset det avgörande i många upphandlingar (särskilt när man gör upphandlingar inom offentlig verksamhet som lyder under lagen om offentlig upphandling ”LOU”). Många leverantörer kan trycka ned priset genom att dra fördelar av stordrift. Om man kan använda en standardlösning och få in så många som möjligt i den så blir det lätt att administrera och kostnadseffektivt. Detta sker alltid på bekostnad av flexibilitet. Om man har behov av speciallösningar så kommer priset att gå upp och vissa fall bli betydligt dyrare än att ha det i egen regi. Att endast titta på vem som kan leverera till lägsta pris kommer med stor sannolikhet leda till att man inte uppnår de fördelar man eftersträvar och i värsta fall hamnar i en situation där man får betala mer  än om man hade haft det kvar i egen regi.

Det är viktigt att lysa igenom de olika delarna ur ett kärnverksamhetsperspektiv och se inom vilka områden man har speciella krav som inte ryms inom en standardlösning. Om man har goda skäl för speciallösningar inom ett område så är det sannolikt en dålig kandidat för outsourcing.

Det finns olika former av outsourcing. En form kallas offshoring där man köper tjänster från en leverantör som befinner sig i ett annat land. Det är ganska vanligt när det gäller systemutveckling eller support. Eftersom det geografiska avståndet mellan beställare och utförare ökar så kräver det andra former av processer för kravställning och uppföljning än om man sitter på samma ställe.

Beställare och utförare skriver avtal om vilken servicegrad som ska upprätthållas (ett s.k. Service Level Agreement). Dessa avtal styr bland annat tillgänglighet, servicefönster, tidsramar för återställning i händelse av haveri. Ofta finns det också vitesbelopp kopplade till de olika delarna som ett incitament för leverantören att hålla servicegraden på en acceptabel nivå. Dessa avtal styr ofta löpande förvaltning och drift. Dock brukar saker som stora systemuppgraderingar inte omfattas av dessa avtal eftersom de ofta utgör ett betydligt större scope än vad som ryms inom ett ordinarie servicefönster. I dessa fall skapas oftast ett separat projekt med ett eget avtal. Dessa kostnader är lätta att missa vid förhandlingar med en outsourcingpartner.

Sammanfattningsvis kan en outsourcing som görs på rätt grunder och med rätt innehåll ge företag stora fördelar och större utrymme att utveckla sin kärnverksamhet. En ogenomtänkt outsourcing kommer däremot att ställa till oreda och ökade kostnader och minskat utrymme för kärnverksamheten.